Ответы на часто задаваемые вопросы

Какие органы управления есть у Ассоциации выпускников СПбГУ?

   Конференция членов Ассоциации выпускников Санкт-Петербургского государственного университета является высшим органом управления АВ СПбГУ.

   Исполнительный директор выступает в роли единоличного исполнительного органа.

   Правление является коллегиальным исполнительным органом во главе с исполнительным директором.

   Консультативный совет выступает в роли экспертно-консультационного органа.

Такая структура управления отличает Ассоциацию, голоса тысячи членов учитываются путем избрания делегатов, представляющих мнение выпускников в высшем органе АВ, Правление во главе с Исполнительным директором руководят текущей деятельностью, а другие органы выполняют контрольные и консультативные функции.

Что такое Конференция делегатов Ассоциации выпускников СПбГУ?

Конференция делегатов является высшим коллегиальным органом управления АВ СПбГУ (п. 7.2 Устава). Она проводится не реже одного раза в год в очном или заочном формате.  Участвуют в собрании избранные делегаты. На Конференции путем открытого голосования принимаются основные решения и утверждаются траектории развития сообщества выпускников.

Кто такие делегаты?

Делегатом Конференции АВ СПбГУ может стать любой желающий член Ассоциации. Для этого он должен быть избран. Избрание осуществляется из расчета по одному делегату от каждых ста членов АВ путем открытого голосования. Именно делегаты голосуют на Конференции по вопросам повестки, определяют направления развития Ассоциации выпускников СПбГУ и выбирают тех, кто будет управлять сообществом выпускников первого университета России. Срок полномочий делегатов — один год со дня избрания.

Как избираются делегаты?

Делегаты Конференции избираются из членов Ассоциации выпускников СПбГУ путем электронного голосования в системе «WeVote». Для выдвижения своей кандидатуры и участия в голосовании члены Ассоциации выпускников должны быть авторизированы на сайте Ассоциации. Делегаты избираются простым большинством голосов. Выпускники, которые уже избирались в качестве делегатов в прошлом, могут снова выдвигать свою кандидатуру. Если кандидаты в делегаты набрали равное количество голосов, то делегатами становятся те кандидаты, которые раньше сформировали свои заявки (п.2.4 Положения о порядке созыва и проведения Конференции).

Какие вопросы обсуждаются на Конференции?

К компетенции Конференции относятся следующие вопросы (п. 7.3 Устава):

         утверждение и изменение Устава Ассоциации;

         определение приоритетных направлений деятельности Ассоциации;

         образование исполнительных органов некоммерческой организации;

         принятие решений о реорганизации и ликвидации Ассоциации;

         принятие решений о создании Ассоциацией других юридических лиц;

         назначение аудиторской организации Ассоциации;

         принятие решения о членских взносах;

         избрание президента Ассоциации и прекращение его полномочий;

         и другие.

Решения по большинству вопросов принимаются квалифицированным большинством голосов, а именно 2/3 голосов присутствующих на Конференции делегатов. Решения по остальным — большинством голосов присутствующих делегатов.

Могут ли делегаты предлагать свои вопросы к обсуждению в составе повестки?

Да, могут. Однако все вопросы необходимо прислать заранее на адрес vote@alumnispbu.net, не менее чем за 10 дней до даты проведения Конференции, чтобы их включили в Повестку.

Какова роль исполнительного директора в работе АВ СПбГУ?

Исполнительный директор является единоличным исполнительным органом Ассоциации, отвечающим за всю полноту операционной и текущей деятельности организации, максимальный срок полномочий которого определен учредительными документами и составляет 5 лет.

Деятельность Исполнительного директора некоммерческой организации определена в качестве основного места работы соответствующего лица и осуществляется на основании трудового договора, определяющего обязанности, полномочия и размер вознаграждения данного лица. Уровень вознаграждения и иные существенные условия найма определяются решением Правления, исходя из задач, стоящих перед организацией задач, планов и финансово-бюджетных возможностей организации.

К полномочиям исполнительного директора относятся (п. 7.15 Устава):

   представление интересов АВ СПбГУ в отношениях со всеми юридическими и физическими лицами, а также во всех учреждениях, организациях и предприятиях как на территории Российской Федерации, так и за рубежом;

   подписание документов Ассоциации, выдача доверенностей;

   организация выполнения решений Конференции, Правления, Консультативного совета;

   подготовка Конференции и организация заседаний Правления, Консультативного совета;

   подготовка ежегодного отчета о деятельности Ассоциации на Конференции;

   ведение учета принятых членов Ассоциации и исключенных из нее лиц;

   прием на работу и увольнение работников Ассоциации;

   решение текущих вопросов хозяйственной и финансовой деятельности АВ;

   организация бухгалтерского учета и отчетности;

   и другое.

Как избирается или утверждается Исполнительный директор?

Опираясь на действующее законодательство и Устав организации, Конференция делегатов может как избрать Исполнительного директора, так и утвердить рекомендованную кандидатуру. В документах данные процессы отображены как «образование исполнительных органов». Любой из вариантов является демократичным, учитывая, что процедуру отбора осуществляют лица, получившие при их избрании/назначении соответствующие полномочия.

В случае если решение об избрании/утверждении кандидатуры Исполнительного директора не принято Конференцией делегатов, процедура поиска и избрания/утверждения инициируется вновь в том же порядке. В новой процедуре могут, в том числе, принимать участие кандидаты, ранее участвовавшие в отборе на эту позицию.

Как осуществляется управление деятельностью Ассоциации в условиях отсутствия Исполнительного директора?

В отсутствие Исполнительного директора в случае болезни, отпуска, увольнения или по иным основаниям для исполнения соответствующих обязанностей им назначается работник, который ведет деятельность на основании доверенности.

В исключительных случаях при отсутствии временно исполняющего обязанности, надлежащим образом назначенного Исполнительным директором, соответствующее лицо может быть назначено Правлением до момента вступления в должность нового Исполнительного директора.

Как осуществляется поиск и трудоустройство Исполнительного директора?

Исполнительный директор является единоличным исполнительным органом Ассоциации, при этом прерогатива образования органов управления некоммерческой организацией императивными нормами права отнесена к исключительной компетенции высшего органа управления организацией, который в случае Ассоциации определен уставом как Конференция делегатов. Следует отметить, что закон определяет именно исключительную компетенцию образования исполнительных органов организации как прерогативу высшего органа управления данной организации, но не регламентирует соответствующих процедур.

В Ассоциации сложилась практика, поиска и трудоустройства кандидатов на замещение данной должности, не раз доказавшая свою результативность. Данная процедура предусматривает:

   определение квалификационных и профессиональных требований для соискателей, которые фиксируются в соответствующем описании вакансии, утверждаемом Правлением;

   проведение открытого конкурса на замещение вакансии;

   предварительное формирование длинного списка кандидатов на основании представленного резюме, мотивационного письма, рекомендаций и иных сопутствующих документов;

   проведение собеседований с кандидатами из длинного списка профессиональными специалистами в области подбора и управления персоналом (в настоящее время соответствующую поддержку Ассоциации осуществляет компания Ward Howell на условиях pro bono);

   формирование короткого списка кандидатов на основании проведенных собеседований;

   проведение индивидуальных собеседований с кандидатами из короткого списка минимум двумя членами рабочей группы по кадрам и талантам Ассоциации, и ранжирование кандидатов по предъявляемым квалификационным и профессиональным требованиям;

   рассмотрение короткого списка кандидатов на заседании Правления Ассоциации и определение предпочтительной кандидатуры для рекомендации на замещение вакансии;

   согласование условий найма предпочтительной кандидатуры на замещение вакансии, фиксируемое Предложением о трудоустройстве;

   на Конференции делегатов представление Правлением рекомендуемой кандидатуры на замещение вакансии Исполнительного директора для утверждения кандидатуры делегатами Конференции; при этом соответствующее решение должно быть принято квалифицированным большинством зарегистрированных и присутствующих на Конференции делегатов;

    заключение трудового договора с Исполнительным директором на основании соответствующего решения Конференции делегатов.

Какова роль Президента АВ СПбГУ?

Президент АВ не является органом управления Ассоциации, однако играет важную репрезентативную роль.

Деятельность Президента направлена на повышение эффективности управления организацией, содействие ее развитию и создание положительного имиджа Ассоциации. Президент Ассоциации не входит в Правление.

Президент Ассоциации осуществляет следующие полномочия (п. 7.33 Устава):

   выполнение представительских функций Ассоциации;

   привлечение финансирования для бесперебойного осуществления деятельности Ассоциации и ее программ;

   содействие привлечению новых членов Ассоциации;

   взаимодействие с корпоративными и индивидуальными донорами НКО;

   оказание всестороннего содействия в организации мероприятий, проводимых АВ и направленных на сохранение и приумножение лучших традиций СПбГУ;

   расширение сотрудничества с другими организациями, в том числе международными, а также с государственными органами, частными лицами, сотрудничество с российскими и иностранными ассоциациями выпускников в интересах развития бренда Университета и на благо его выпускников;

   осуществление взаимодействия между органами управления Ассоциацией.

Кто может стать Президентом/членом Правления и Исполнительным директором Ассоциации?

В качестве члена Правления может быть избран только член Ассоциации. В качестве Президента или Исполнительного директора — любое лицо, готовое и способное, исходя из своих профессиональных навыков, опыта работы и прочих качеств, а также свободного времени, занимать такую должность. Следует отметить, что ни член Правления, ни Исполнительный директор, ни Ревизор не могут быть одновременно Президентом, как в силу объективных причин (нецелесообразность в силу разного функционала), так и по той причине, что Президент по должности возглавляет Консультативный совет, а согласно пункту 7.16 Устава в такой совет не могут входить обозначенные выше должностные лица Ассоциации. Кроме того, Исполнительный директор может совмещать любую работу с работой в АВ СПбГУ только с разрешения уполномоченного органа (согласно статье 276 Трудового кодекса РФ).

Почему на будущей Конференции крайне важно принять решение о Президенте и Исполнительном директоре АВ?

Отсутствие в Ассоциации Исполнительного директора и Президента 

в течение длительно времени сказывается на продуктивности работы АВ СПбГУ. Нерешенными остаются вопросы по руководству текущими делами, консультативно-экспертной деятельности. Кроме того, такое положение дел может негативно сказаться на репутации и на фандрайзинге.

Как формируется Правление, какие вопросы оно решает?

Правление является коллегиальным исполнительным органом и формируется Конференцией из числа делегатов или членов Ассоциации в количестве не менее 5 членов. Решения Правления принимаются открытым голосованием простым большинством голосов.

В компетенцию Правления входит (п. 7.13 Устава):

    решение вопроса о приеме лиц в члены АВ и исключении из нее;

    утверждение годового отчета и годового бухгалтерского баланса, бухгалтерской (финансовой) отчетности;

    утверждение финансового плана и внесение в него изменений;

    инициирование проведения Конференции в соответствии с настоящим Уставом и определение формы ее проведения;

   формирование Консультативного совета путем избрания его членов сроком на 5 лет;

   утверждение программ и проектов Ассоциации;

   реализация решений, принятых Конференцией;

   назначение Вр.И.О. Исполнительного директора;

   и другое.

По существу, Правление – это орган, который в силу своей коллегиальности и избранности является своеобразным «промежуточным звеном» между Конференцией и руководителем организации (Исполнительным директором), он обеспечивает соблюдение демократичности и коллективности в управлении Ассоциацией между Конференциями делегатов. 

Чем занимается Консультативный совет?

Консультативный совет является экспертно-консультационным органом Ассоциации. Он формируется Правлением из людей, внесших значительный вклад в развитие Ассоциации. Президент Ассоциации по должности в обязательном порядке входит в состав консультативного совета и руководит им. В этот орган не могут входить Исполнительный директор, члены Правления, Ревизор. Срок полномочий каждого члена Консультативного совета — 5 лет. Консультативный совет может формировать профессиональные постоянно действующие комитеты, которые разрабатывают решения по важным направлениям деятельности АВ.

Могут ли выпускники и члены АВ СПбГУ, не являющиеся делегатами, помочь развитию Ассоциации?

Да, могут. Любой универсант может войти в рабочую группу (в формальную или неформальную) по тому направлению деятельности АВ СПбГУ, которое вызывает у него интерес. Мы всегда рады помощи, и гордимся тем, что выпускники могут улучшить наши проекты своей экспертизой.  На данный момент у нас действуют рабочие группы: Лекторий, Стипендиальная программа, Менторская программа и Карьерный центр, Конкурс русского языка имени Л.А. Вербицкой «Давайте говорить и писать правильно!», Конференция делегатов АВ СПБГУ, Реюнион, сувенирная продукция. Войти в любую из групп можно, написав нам на почту info@alumnispbu.net и предложив свою кандидатуру.

На прошедшей Конференции один из делегатов говорил, что Ассоциация принимает в свои члены выпускников отдельных факультетов, а не всех желающих. Как это работает на самом деле?

Любой желающий выпускник может подать свою заявку на вступление в члены Ассоциации, более того, мы призываем всех выпускников стать частью сообщества. Сделать это можно на главной странице сайта Ассоциации: www.alumni.spbu.ru.

Какими критериями отбора кандидатов на пост Исполнительного директора руководствовалось Правление и Вр.И.О. Исполнительного директора в рамках подготовки к Конференции 10 марта 2021?

Необходимо было, прежде всего, оценить наличие у кандидатов профессиональных навыков, опыта, достаточного свободного времени (что крайне важно), стратегического фокуса, мотивации, соответствия ценностям и культуре Ассоциации выпускников и прочего. На Конференции в целях сокращения времени делегатов на рассмотрение каждой из многих кандидатур была проведена большая подготовительная работа. Все резюме рассматривались, с кандидатами разговаривали профессионалы сферы HR. Именно на основании проделанной работы рабочая группа по кадрам, состоящая из некоторых членов Правления (все члены которого, напомним, избраны голосованием высшего органа и имеют мандат), смогла представить Конференции самого подходящего кандидата.

Что такое «комитет по кадрам», как и кем он формируется, на каких основаниях осуществляет свою деятельность?

«Комитет по кадрам» это условное название рабочей группы людей из числа членов Правления, изъявивших желание помочь в этом Вр. И.О. Исполнительного директора. В соответствии с Уставом все вопросы, не входящие в компетенцию высшего органа управления (Конференции), представляют собой вопросы текущей деятельности Ассоциации, руководство которой, как и в любой организации, осуществляют исполнительные органы — Исполнительный директор (а в его отсутствие – Вр. И.О. Исполнительного директора) и коллегиальный исполнительный орган — Правление (см. пункты 7.13 и 7.15 Устава Ассоциации).       

Кто входит в состав рабочей группы по кадрам и талантам Ассоциации СПбГУ?

Состав рабочей группы по кадрам и талантам Ассоциации определяется решением Правления Ассоциации. В настоящее время деятельностью данной комиссии руководит Г. Абдушелишвили; в состав комиссии также входят М. Горизонтова, М. Евневич и А. Якунин.

Почему Конференция делегатов не была созвана в 2020 году?

Делегаты избирались в 2020 году непосредственно перед планируемой Конференцией в марте, к сожалению, провести встречу в 2020 году нам не позволили принятые ограничительные меры в Санкт-Петербурге. Отметим, что Ассоциация не единственная некоммерческая организация, которая не рисковала в данный период проведением собраний. К тому же лишь в течение второй половины 2020 года постепенно формировалась определенность в части практики совмещенного формата (offline/online) проведения мероприятия.    

Кто сейчас исполняет обязанности Президента Ассоциации?

К сожалению, решение об избрании Президента Ассоциации не было принято на последней Конференции. Однако мы не теряем надежды избрать Президента Ассоциации. Именно сейчас для Ассоциации так важно получить всестороннюю, в том числе и финансовую, поддержку активных членов сообщества выпускников СПбГУ, тем более что делегаты утвердили обширный план работ на 2021 год.

Как на практике осуществляется привлечение финансирования для работы Ассоциации?

Ассоциация выпускников проделывает огромную работу по привлечению спонсорских средств и частных пожертвований. Особую поддержку оказывают меценаты АВ СПбГУ — универсанты, способствующие развитию сообщества заинтересованных выпускников, ценящие знания и контакты, полученные в Alma Mater, действующие во имя процветания сегодняшних и завтрашних выпускников Университета. Также Ассоциация выпускников СПбГУ в своей работе задействует фандрайзинговые инструменты. Корпоративные партнеры поддерживают отдельные проекты Ассоциации: Лекторий, Стипендиальную программу, карьерный центр. Мы всегда рады финансовой поддержке наших проектов, внести свой вклад можно на сайте Ассоциации.

Кто руководит проведением Конференции? Как формируется секретарь, счетная комиссия?

Согласно положениям Устава, все вопросы организации и проведения Конференции распределены между Правлением (см., например, пункты 7.13.5 и 7.13.14 Устава) и Исполнительным директором (см., например, пункты 7.6 и 7.15 Устава) или, соответственно, лицом, его замещающим (Вр. И.О.). Непосредственно проведением Конференции (в том числе организацией подсчета голосов) в качестве председательствующего руководит Исполнительный директор (Вр. И.О.), он же назначает секретаря (пункт 7.6).